Over deze vacature
Als PMO Officer / projectcoördinator vertaal je de MAG41-remediëringsscope en de transformatiedoelen van warehouse 41 in Hoboken naar een geïntegreerd projectplan. Je coördineert de planning, het budget, de risico’s en de afhankelijkheden en stemt technische werkzaamheden af op veiligheidsmaatregelen en de continuïteit van de magazijnactiviteiten. Je werkt onder aansturing van een parttime Senior Project Manager; de operationele verantwoordelijkheid blijft bij de warehouseorganisatie.
De organisatie is actief in een industriële omgeving met materialen, metallurgie en metaalbeheer. Een centraal magazijn ondersteunt de locatie met goederenontvangst, opslag, verzendcoördinatie en materiaalreparaties. De magazijnadministratie verloopt grotendeels via SAP Warehouse Management (WM), Inventory Management (IM) en Materials Management (MM). Een nieuw softwaresysteem is recent in gebruik genomen en wordt verder ingebed in de dagelijkse werkzaamheden.
Taken en verantwoordelijkheden
Wat ga je doen als PMO Officer Regio Antwerpen?
- Vertalen van de MAG41-remediëringsscope en de doelen voor de magazijntransformatie naar een geïntegreerd projectplan met werkstromen, resultaten, mijlpalen, verantwoordelijken, middelen, afhankelijkheden en beslismomenten
- Verwerken van de overdracht uit de eerste interventiefase in het projectplan, inclusief lopende werkzaamheden, activiteiten van aannemers, technische bevindingen, kosten, risico’s, besluiten en openstaande acties
- Bijhouden van de hoofdplanning en afstemmen van technische werkzaamheden, veiligheidsmaatregelen, operationele beperkingen en materiaalverplaatsingen
- Volgen van de voortgang, acties en resultaten van interne stakeholders, engineeringpartners, aannemers en tijdelijke ondersteuners
- Bijhouden van acties, besluiten, risico’s en openstaande punten en knelpunten waar nodig escaleren
- Coördineren van projectgerelateerde verplaatsingen, tijdelijke materiaalstromen en toegangsvereisten met magazijnvertegenwoordigers, field coaches en andere interne stakeholders
- Plannen en opvolgen van ad-hoc operationele ondersteuning, zoals afgesproken binnen de projectgovernance
- Bewaken van de impact van projectactiviteiten op de magazijnoperatie en verwerken van beperkingen, risico’s en benodigde mitigerende maatregelen in het projectplan
- Escaleren van conflicten tussen de projectuitvoering en de operationele continuïteit naar de Senior Project Manager
- Beheren van het projectbudget, verplichtingen, gerealiseerde kosten, prognoses en WBS-opvolging, in samenwerking met Controlling
- Opstellen en bijhouden van projectrapportages over voortgang, mijlpalen, budget, risico’s, issues, besluiten, afhankelijkheden en operationele impact
- magazijnprestatie-indicatoren opnemen wanneer die relevant zijn voor de projectimpact of operationele continuïteit
- Voorbereiden en documenteren van project- en stuurgroepvergaderingen, inclusief agenda’s, presentaties, notulen en actiepunten
- Fungeren als centraal coördinatiepunt voor projectinformatie tussen de Senior Project Manager, projectwerkstromen, magazijnvertegenwoordigers, technische afdelingen, EHS, Controlling, Procurement en externe partners
- Opstellen van geconsolideerde rapportages en beslisinformatie voor de Senior Project Manager en de stuurgroep, en een vaste communicatieroutine met stakeholders en management organiseren en opvolgen
- Controleren van projectdocumentatie en rapportages op kwaliteit.
